各系、所：

根据教育部关于申办国际学术会议的相关规定和通知，我校开始2018年国际学术会议的预报和申报工作，现将有关事宜通知如下：

一、会议预报

（一）预报内容

预报需提供会议的以下基本信息：会议名称、主办/承办/合办单位、会议规模（含中方人数及外方人数）、拟举办地点、拟对外承诺举办日期、经费等，具体以预报系统要求为准。

（二）预报流程与时限

1. 网上预报。各系、所申报人应于12月10日前登录“新葡的京集团外事管理系统”完成国际会议预报（路径为：信息门户-外事管理系统-国际事务-国际会议-国际会议预报）。逾期预报系统将关闭，无法再提交申请。

2. 国际交流部审核通过后，学院科研外事与学科建设办公室将通过系统打印出各单位的国际会议计划表，请负责人签字并加盖单位公章，并于12月12日前送至国际交流部外国专家事务办公室。

二、会议申报

（一）申报流程与时限

1. 网上申报。各系、所申报人应于12月10日开始登录“新葡的京集团外事管理系统”，进行国际会议申报（路径为：信息门户-外事管理系统-国际事务-国际会议-国际会议申报）。

2. 国际交流部审核通过后，学院科研外事与学科建设办公室将通过系统打印出相应会议的申报表和请示报告，请负责人签字或加盖公章后，送至国际交流部外国专家事务办公室。以纸质申请材料送至我部的时间为提交申请时间。

3. 国际会议每年分两次进行申报，拟在2018年1月-6月份举办的国际会议，应于2018年1月15日前向国际交流部正式提交申请材料；拟在2018年7月-12月举办的国际会议，应于2018年3月15日前向国际交流部正式提交申请材料。

三、注意事项

（一）各系、所应将2017年已举办的国际会议的会议总结于2017年12月10日前送至外国专家事务办公室。逾期未交，各系、所将无法进行2018年国际会议申报。

（二）根据教育部规定，国际会议（一般）应至少在拟举办日期前3个月向教育部提交申请，请各系、所及各位老师把握时间、合理安排。

请各系、所切实遵照上述规定提前规划，严格把关，及时申报。

校国际部联系人：外国专家事务办公室 杨凡

电 话：68752852

学院联系人：科研外事与学科建设办公室 余静静 熊曼君

电 话：68756710

科研外事与学科建设办公室

2017年11月17日